La presente política de privacidad describe la forma en la que recopilamos, utilizamos, tratamos y transferimos tus datos personales, con qué propósito y cuál es su base legal. Todo ello en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD).

Para tu información, SPOTAHOME S.L.U es la persona jurídica responsable del tratamiento, es decir, quién se encarga de proteger la privacidad y la seguridad de tu información personal.

1. Datos de contacto

SPOTAHOME S.L.U, (en adelante “Spotahome”) tiene su domicilio en Calle de Pitamonte, 23, 28004, Madrid y su CIF es el B-87004511.

Puedes contactarnos por teléfono llamando al (+34) 911 23 28 73 o por email a hola@spotahome.com. Para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de tus datos personales mejor dirígete a privacy@spotahome.com, nuestro equipo de privacidad o el Delegado de Protección de Datos, dependiendo del caso te atenderá lo antes posible.

2. ¿Qué datos recopilamos?

2.1 Datos proporcionados por ti

a) Registro como inquilino e información necesaria para hacer una solicitud de reserva: Para poder crear una cuenta de usuario, nos proporcionas tu nombre, apellidos y correo electrónico. También puedes registrarte a través de Facebook o Google. Si finalmente haces una solicitud de reserva nos proporcionas, además, tu fecha de nacimiento, género, nacionalidad, documento de identidad, domicilio actual, información profesional o académica, una breve descripción sobre ti, teléfono, salario (si lo tienes) y tus datos de tarjeta o de PayPal (medios de pago). Adicionalmente, en ciertos casos, puede que te solicitemos tu documento de identidad, pasaporte o carnet de conducir, prueba de solvencia y/o de residencia. Si para ser elegible necesita un garante (por ejemplo, los padres) o si un tercero ha pagado su reserva, deberá proporcionar esta última información del garante o del tercero pagador. Al proporcionarnos esta información, debes garantizar que tu garante consiente el tratamiento de esos datos por nuestra parte.

b) Registro como propietario y anuncio de la propiedad: Para poder crear tu cuenta de propietario, ya sea por teléfono o a través de la web, nos proporcionas tu nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, domicilio, documento de identidad, dirección de la/s propiedad/es que quieres anunciar, y tus datos bancarios (cuenta bancaria). Si optas por crear tú mismo el anuncio, deberás proporcionar, además, fotografías y videos de la(s) propiedade(s) que deseas alquilar.Para poder efectuar la factura a tu favor, además deberás aportarnos tu número de identificación fiscal (excepto en Reino Unido) y tu código postal si eres persona física, o tu NIF, denominación social y domicilio fiscal si eres persona jurídica.

c) Documentos necesarios (sólo aplicable a Alemania y Francia): Adicionalmente, en el registro como habitante, para poder proceder con la solicitud de reserva, éste deberá subir a la plataforma prueba de identidad y prueba de solvencia. Si para ser elegible necesita un garante o si un tercero ha pagado su reserva, deberá proporcionar esta última información del garante o del tercero pagador.

d) Otros datos o documentos solicitados ad hoc: En ciertas ocasiones, bien para resolver reclamaciones, controversias o sospechas de fraude, problemas de pago o algún otro asunto relacionado con la prestación del servicio, ya sea por teléfono, a través del chat, por correo electrónico o a través de plataformas de terceros proveedores, podemos solicitar los siguientes documentos/información; prueba de domicilio, prueba de identidad (pasaporte o documento nacional de identidad), prueba del derecho a alquilar la propiedad, documentos académicos, denuncias policiales, certificados de defunción, extractos bancarios, prueba de pago en Spotahome, selfies, videos, tu voz, etc. Si como indicado en la sección a) Si para ser elegible necesita un garante o si un tercero ha pagado su reserva, deberá proporcionar esta última información del garante o del tercero pagador.

e) E-contract (solo aplicable a Reino Unido y España): Para poder firmar el contrato de arrendamiento entre propietario e inquilino a través de la plataforma, es necesario que ambas partes completen los siguientes datos: nombre y apellido, DNI/Pasaporte, dirección, email y teléfono.

f) Concursos, sorteos y promociones: Periódicamente realizamos acciones comerciales dónde para participar, debes proporcionarnos ciertos datos personales. Los datos que se recaban varía dependiendo de la acción.

g) Trabaja con nosotros: Para que puedas presentarte a alguna de las vacantes publicada en nuestra página, deberás proporcionar nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico, CV, carta de presentación y otra información de carácter optativo como presencia en redes sociales, video promocional.

h) Encuesta de satisfacción: Al final de la estancia en la propiedad enviamos una encuesta de satisfacción tanto a propietarios como a inquilinos. Los datos obtenidos son nombre apellidos, email, edad, nacionalidad y grado de satisfacción.

2.2 Datos que recopilamos automáticamente

a) Registro como inquilino a través de Facebook /Google: Cuando te registras a través de Facebook o Google, recabamos a través de éstos; nombre, email, fecha de nacimiento y género.

b) Google Analytics: Mientras navegas o interactúas con el contenido de nuestra web o de la App, a través de Google Analytics recogemos cierta información o datos disociados como la dirección IP de tu dispositivo, el tipo de dispositivo y navegador utilizados, el tamaño de la pantalla, localización geográfica, idioma utilizado, webs visitadas y fecha y hora en las que éstas han sido visitadas.

3. ¿Para qué vamos a utilizar tus datos personales?

3.1 Para la prestación de nuestros servicios

• Gestionar la creación de tu cuenta de usuario como inquilino y permitirte utilizarla o modificarla. Para que puedas guardar las preferencias sobre tus búsquedas, recibir alertas y realizar solicitudes de reserva es necesario que tengas una cuenta y que te identifiques como usuario. Además para que podamos mostrarle al propietario que eres el inquilino apropiado, te damos la opción de nos hagas una breve descripción sobre ti. Adicionalmente, en Alemania y Francia, debido a la práctica común en dichos territorios, te solicitamos documentación que acredite tu identidad y solvencia para que el propietario pueda aceptar tu solicitud de reserva.
• Gestionar la creación de tu cuenta de usuario como propietario y permitirte utilizarla o modificarla. Para que puedas gestionar los anuncios de tu/s propiedad/es y recibir solicitudes de reserva es neces necesario que tengas una cuenta y que te identifiques como usuario. Además, necesitamos tus datos para gestionar la visita a tu propiedad por parte de nuestro equipo de Homecheckers (en caso de que optes por este servicio). Ellos y ellas crean los planos digitales, vídeos, y fotos que se ven en nuestros anuncios.
• Permitir el pago de reserva a través de nuestra plataforma, si eres inquilino, y gestionar el cobro, si eres propietario.
• (España y Reino Unido) Facilitar a ambas partes que puedan firmar el contrato de arrendamiento a través de la plataforma, sin complicaciones. Para ello es imprescindible que aportes los datos necesarios.
• Contactar contigo para darte información relativa a una solicitud de reserva. Éstas comunicaciones podrán ser realizadas mediante correo electrónico, teléfono o mensajes de texto. La forma de comunicación escogida dependerá del motivo de la comunicación.
• Ofrecerte la mejor atención y asistencia. A través de nuestro Centro de ayuda te ofrecemos asistencia en cualquier momento para eventuales dudas, comentarios, sugerencias o incidencias relativas al servicio que nos quieras plantear. La referida ayuda solo puede ser facilitada si disponemos de tus datos personales.
• Resolver reclamaciones, ayudar a los inquilinos a buscar otra propiedad cuando la solicitud de reserva no ha sido aceptada por el propietario y mediar en las controversias que puedan surgir entre inquilino y propietario. Nuestro equipo de Costumer Experience se encarga de recabar la información y datos necesarios para resolver las reclamaciones y mediar en las controversias.
• Cualquier otra cuestión relacionada con la prestación del servicio.

3.2 Para mantenerte al día de nuestras noticias, promociones y concursos

Utilizaremos tus Datos Personales para enviarte noticias, productos y promociones relacionados con Spotahome. En cualquier caso, ten en cuenta que podrás darte de baja de dichas comunicaciones en cualquier momento. Para ello, simplemente tendrás que hacer clic en el enlace “Darte de baja” contenido en cualquiera de las comunicaciones.

Nuestro equipo de Marketing es muy activo y lanza periódicamente campañas, promociones, concursos, sorteos y en general acciones promocionales, en las que para que puedas participar debes proporcionar ciertos datos.

3.3 Para prevenir posibles fraudes

Con el fin de crear un entorno de confianza para ti, Spotahome, sus colaboradores y proveedores, podemos utilizar tus datos personales para la detección y prevención de posibles fraudes y otras actividades ilegales o no deseadas. Del mismo modo, podemos utilizar esos datos personales para la evaluación de riesgos y para fines de seguridad, incluyendo la autenticación de usuarios y propiedades. Para tales fines, es posible que tengamos que poner en cuarentena ciertas reservas o solicitudes de reserva hasta que hayamos terminado nuestra evaluación.

En la medida en que lo permita la legislación aplicable, podemos recibir información adicional sobre ti de terceros proveedores de servicios y/o colaboradores, y cruzarla con los datos que nosotros ya tenemos. Por ejemplo, podemos verificar o autenticar todos los datos de identificación personal / comercial, como su nombre y apellido (s), fecha de nacimiento, número de teléfono móvil, dirección, identificación, etc. Para hacerlo, realizaremos verificaciones contra bases de datos y otros fuentes de información de terceros, como agencias de prevención de fraude, proveedores de telecomunicaciones y proveedores de soluciones de verificación de identidad. Del mismo modo, podemos verificar su número de teléfono móvil con su proveedor de telefonía móvil para evitar el fraude de intercambio de SIM y podemos verificar la autenticidad de las fotos de sus propiedades a través de proveedores externos.

Además, utilizamos terceros para procesar los pagos o prestar servicios de cobro de facturas. Cuando se plantee una cuestión o problema de pago relacionado con su reserva en Spotahome, ya sea por tu parte o por el titular legítimo del medio de pago utilizado para realizar el pago, necesitamos compartir ciertos datos de la la solicitud de reserva con el proveedor de servicios de pago y/o la institución financiera pertinente para gestionar la solicitud. Esto también puede incluir una copia de la confirmación de tu solicitud de reserva o la dirección IP utilizada para realizarla y otra información relevante. Asimismo, podemos compartir información con las instituciones financieras pertinentes, si lo consideramos estrictamente necesario para la detección y prevención de fraudes.

También utilizamos con fines de prevención de posibles fraudes información sobre cómo utiliza e interactúa con nuestro sitio web, aplicación o servicios, incluido el dispositivo que utiliza. Esto nos ayuda a controlar la seguridad de la plataforma y a controlar posibles fraudes, además de mejorar el servicio que recibes de Spotahome.

Asimismo, tambien usamos con fines de prevención de fraude los detalles sobre cómo usa e interactúa con nuestro sitio web, aplicación o servicios, incluido el dispositivo que se usa. Esto nos ayuda a realizar un seguimiento de la seguridad y el fraude, además de mejorar el servicio que le brindamos. Usted autoriza a su operador inalámbrico a divulgar su número de teléfono móvil, nombre, dirección, correo electrónico, estado de la red, tipo de cliente, archivo del cliente, función del cliente, tipo de facturación, identificadores de dispositivo móvil (IMSI e IMEI) y otros detalles del estado y del dispositivo del suscriptor, si disponible, para nuestro proveedor de servicios externo, únicamente para verificar su identidad y prevenir el fraude mientras dure la relación comercial entre nuestro mercado y a quién le presentamos digitalmente, es decir, inquilinos / propietarios. Específicamente: AT&T, Sprint, T-Mobile, US Cellular, Verizon o cualquier otro operador inalámbrico de marca: un usuario cuyo teléfono está registrado en los EE. UU. Telus, Bell, Rogers o cualquier otro operador inalámbrico de marca: un usuario cuyo teléfono esté registrado en Canadá.

3.4 Para reclamar cantidades impagadas

En supuestos de impago, los datos relativos a la deuda y del usuario podrán ser comunicados a terceras empresas especializadas en la recuperación de cantidades impagadas. Estas terceras empresas están debidamente autorizadas y estarán a cargo de gestionar el incumplimiento de las obligaciones dinerarias. Asimismo, las empresas están obligadas contractualmente a proteger tu información personal, teniendo acceso a la misma para realizar esta tarea encomendada.

3.5 Para mejorar nuestro servicio

En Spotahome trabajamos permanentemente en el perfeccionamiento de la App y de la Web y, por ese motivo, realizamos pruebas, entrevistas a usuarios, investigaciones y estudios analíticos y desarrollamos nuevos productos que acaban redundando en la mejora de la calidad del servicio. Nos permite optimizarlo, mejorar su usabilidad, hacerlo más funcional y adaptarlo a tus necesidades. Tales trabajos requieren en muchas ocasiones el uso de algunos de tus datos personales o de datos disociados obtenidos a través de, por ejemplo, Google Analytics.

Además a través de la encuesta de satisfacción y de las reseñas, analizamos en qué podemos mejorar para proveer una mejor experiencia y evitar problemas recurrentes o malas experiencias.

3.6 Para gestionar tu candidatura en nuestros procesos de selección

Para que puedas presentarte a alguna de las vacantes publicadas en nuestra Web y nosotros podamos gestionar los procesos de selección, necesitamos tus datos.

4. ¿ Cuál es la base legal de estos tratamientos de datos?

Las bases legales que nos permiten el tratamiento de tus datos para cada una de las finalidades indicadas en el apartado anterior son:

4.1Relación contractual: es la que aplica cuando utilizas nuestro servicio (3.1).

4.2 Interés legítimo para prevenir posibles fraudes (3.3) .

4.3 Tu consentimiento: Si eres un usuario registrado tanto como inquilino como propietario, mediante la marcación de la casilla que figura en el formulario de registro, nos has autorizado a que te tratemos tus datos personales para el resto de finalidades.En el caso de “trabaja con nosotros” el consentimiento nos lo prestas a través de su correspondiente formulario.

5. ¿Durante cuánto tiempo conservaremos tus datos?

En general, los datos que sean necesarios para la prestación del servicio conservarán durante el tiempo que sea necesario para este fin o hasta que nos solicites la supresión de los mismos expresamente. No obstante, se conservarán “bloqueados” por un periodo de 6 años a disposición la administración pública, jueces y tribunales, para la atención y defensa de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento.

Podremos retener algunos de sus datos personales en la medida en que resulte necesario para nuestros legítimos intereses, como detectar y prevenir el fraude. Los datos recabados para tal finalidad los conservaremos bloqueados por un plazo de 10 años a disposición la administración pública, jueces y tribunales, para la atención y defensa de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento.

Los datos empleados para mandarte noticias y promociones, los utilizaremos hasta que nos solicites que dejemos de hacerlo. Ten en cuenta que puedes pedirnos que dejemos de enviarte noticias, ofertas y promociones personalizadas en cualquier momento; simplemente deberás hacer clic en el enlace “Darte de baja” en cualquiera de nuestras comunicaciones.

Los datos relativos a tu candidatura en procesos de selección los conservaremos durante un plazo de 6 meses y te solicitaremos permiso para conservarlos durante 6 meses más, de lo contrario los eliminaremos de nuestro sistema.

Finalmente, los datos necesarios para para mejorar nuestro servicio los conservaremos por el plazo máximo de 1 año.

6. ¿Con quién compartimos tus datos?

6.1 Con inquilinos y propietarios

Para poder gestionar las solicitudes de reserva y las posteriores estancias, es imprescindible que compartamos cierta información, incluidos tus datos personales, con los otros usuarios de la plataforma ya que es necesario para el adecuado cumplimiento de tu contrato con nosotros, como se indica a continuación:

• Cada vez que, en calidad de inquilino envías una solicitud de reserva, compartimos determinada información de ti con el potencial propietario, como tu perfil y los documentos que prueban tu identidad y solvencia (éstos últimos sólo en Francia y Alemania) .Una vez confirmada tu reserva, compartiremos con el propietario tus datos de contacto.
• Cada vez que, en calidad de propietario tengas una reserva confirmada, compartiremos con el inquilino tu nombre completo, datos de contacto y dirección completa de la propiedad para coordinar la reserva.

6.2 Con nuestro equipo de Homecheckers

Si eres propietario, para poder coordinar la visita a la propiedad con nuestro equipo de Homecheckers (quienes crean los planos digitales, vídeos, y fotos que se ven en nuestros anuncios) es necesario que compartamos con ellos tus datos de contacto y la dirección completa de la propiedad. Todos ellos han firmado el correspondiente contrato de encargo del tratamiento.

6.3 Con empresas del Grupo SPOTAHOME

Necesitamos ceder o permitir acceso a tus datos personales a diferentes entidades del grupo Spotahome por razones del servicio. Las entidades que componen el Grupo Spotahome se detallan a continuación:

• COKIDOO STUDIOS SLU (ES)
• SPOTAHOME LTD (UK)
• SPOTAHOME SARL (FR)
• SPOTAHOME PORTUGAL, UNIPESSOAL, LDA. (PT)
• SPOTAHOME IRELAND Limited (IE)
• SPOTAHOME GERMANY GmbH (DE)
• SPOTAHOME ITALY S.R.L. (IT)
• SPOTAHOME BELGIUM BV (BE)

COKIDOO STUDIO SLU ("Erasmusu") es titular de la web www.erasmusu.com líder en el mercado de alquiler a estudiantes, en particular estudiantes extranjeros y estudiantes Erasmus. Spotahome publica sus propiedades en su propia web así como en la web de Erasmusu, según establecen sus propio Términos y Condiciones. Spotahome compartirá tus fotos y el resto de datos para formalizar el booking o reserva con Erasmusu.

6.4 Con proveedores necesarios para la prestación del servicio

Proveedores que nos ayudan con diferentes cuestiones relacionadas con el servicio. Éstos podrán estar ubicados dentro o fuera del Espacio Económico Europeo (“EEE”). Si están fuera del EEE, nos aseguramos de que el país destinatario esté declarado de nivel adecuado por la Comisión Europea y en el caso de EEUU, que las entidades estén adscritas al Escudo de Privacidad o Privacy Shield.

Por razón del servicio, éstos proveedores tienen acceso limitado a sus datos personales para llevar a cabo ciertas tareas en nuestro nombre y están obligados por contrato a protegerlos y utilizarlos únicamente de conformidad con nuestras instrucciones. A tal fin, Spotahome ha firmado los correspondientes contratos de Encargado de Tratamiento y verificado que los mismos reúnen las garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas, de tal manera que el tratamiento se realiza conforme a los requisitos del RGPD, garantizando la protección de tus derechos.

Los proveedores de servicios podrán ayudarnos, por ejemplo, a lo siguiente:

• Procesar los pagos. (Utilizamos terceras partes para procesar los pagos, gestionar posibles errores que puedan surgir en relación al pago u ofrecer servicios de cobro y facturación. Compartiremos información con las instituciones financieras relevantes, si lo consideramos estrictamente necesario para detectar o prevenir un fraude.)
• Prestar los servicios de atención al cliente.
• Almacenar la información de manera segura.
• Enviar comunicaciones comerciales.
• Realizar tareas de desarrollo de producto, mantenimiento y resolución de errores.
• Para prevenir posibles fraudes.
• Para cobrar y recuperar deudas.
• Verificar o autenticar tu identidad y domicilio.(Para ello compartimos con terceros sus datos personales identificables. Estas comprobaciones o cotejos quedarán reflejados en su archivo de crédito. Éso sólo es visible para ti y dichos terceros -nuestros proveedores-. Esto no afecta informe crediticio. Estas comprobaciones no son susceptibles de ser visibles ni sobre las que otras organizaciones, como los bancos, tomen decisiones sobre riesgos como por ejemplo préstamos.).

6.5 Autoridades competentes

Revelaremos tus datos personales a las autoridades gubernamentales en tanto que se requiera por ley o sea estrictamente necesario para la prevención, detección o enjuiciamiento de actos criminales y fraude, o en cualquier otro caso legalmente obligatorio. Necesitaremos revelar datos personales a las autoridades competentes para proteger y defender nuestros derechos o propiedades, o los derechos y propiedades de nuestros colaboradores o usuarios.

7. Confidencialidad y seguridad

En Spotahome empleamos todos los esfuerzos razonables para mantener la confidencialidad de la información personal que se trate a través de la Web y la App. Mantenemos estrictos niveles de seguridad para proteger los datos de carácter personal que procesamos frente a pérdidas fortuitas y a accesos, tratamientos o revelaciones no autorizados, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza y los riesgos a que están expuestos los datos. No obstante, no podemos responsabilizarnos del uso que hagas de los datos (incluido usuario y contraseña) que utilices en Spotahome fuera de nuestra Web o App.

8. ¿Cuáles son tus derechos?

De acuerdo con la legislación aplicable, puedes ejercer los derechos que anunciaremos en este apartado, de forma gratuita y en cualquier momento. Ten en cuenta que es posible que pidamos que verifiques tu identidad antes de emprender alguna acción relacionada con tu petición.

Para poder ejercitar alguno de tus derechos, simplemente debes mandar un correo a privacy@spotahome.com.

Ten en cuenta que intentaremos atender tu solicitud lo antes posible, pero queremos avisarte de que el plazo máximo establecido en el RGPD para atender tales derechos es de un mes desde la fecha de solicitud.

Para tu información, dispones de los siguientes derechos:

• Acceso: Tienes el derecho a conocer si estamos tratando tus datos personales o no. En caso afirmativo, te daremos acceso a los datos que estamos tratando, los destinatarios de tales datos (si los hubiera), el plazo de conservación y la finalidad del tratamiento, entre otras cuestiones.
• Rectificación: Puedes solicitarnos que modifiquemos los datos que sean inexactos o incompletos. En tu solicitud deberás indicarnos a qué datos te refieres, así como la corrección que haya de realizarse.
• Supresión: Puedes solicitarnos que eliminemos los Datos Personales que tenemos sobre ti (i) cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que los utilizamos, (ii) cuando nos retires tu consentimiento, en el caso de que sólo los tratemos para desarrollar finalidades basadas en el mismo. No obstante, te avisamos de que en determinadas ocasiones debemos mantener tu datos bloqueados durante cierto tiempo por obligaciones de origen legal.
• Portabilidad: Puedes solicitarnos que te entreguemos directamente o que entreguemos a otra entidad, siempre que sea posible técnicamente, un archivo estructurado, de uso común y legible por un sistema informático, que contenga tus datos personales.
• Limitación: Puedes pedirnos que restrinjamos temporalmente la utilización de tus Datos Personales (i) cuando consideres que tus datos son inexactos, hasta que los verifiquemos o actualicemos (ten en cuenta que, mientras tanto, no podrás disfrutar del Servicio); (ii) cuando ya no los necesitemos para llevar a cabo las finalidades indicadas en el apartado 4 anterior pero tú prefieras que los conservemos para que puedas ejercitar o defenderte ante reclamaciones y (iii) cuando te opongas a que utilicemos tus datos para alguna de las finalidades recogidas en el número 2 del apartado 4 de esta Política de Privacidad, mientras valoramos si el interés legítimo que tenemos en Spotahome prevalece sobre tu derecho a oponerte a que los utilicemos.
• Oposición: Puedes oponerte a que utilicemos tus datos para enviarte comunicaciones comerciales. Te informamos de que hacemos uso de tratamientos automatizados de datos por lo que no hay opción a oponerse.

Por último, te informamos de que puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en materia de protección de datos, que en tu caso en la Agencia Española de Protección de datos.

9. ¿Puede que modifiquemos esta Política de Privacidad?

Sí. Por ello te pedimos que vayas entrando de vez en cuando para ver si hay alguna modificación. Ten en cuenta que, si por cualquier motivo decidimos realizar algún cambio sustancial, te informaremos por correo electrónico.

¡Gracias por haberme leído!